Novo no trabalho remoto? Essas ferramentas facilitarão sua transição para o trabalho em casa

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À medida que o surto de coronavírus continua (mesmo aparecendo nas redações ), as organizações estão pedindo aos funcionários que trabalhem em casa quando puderem.

Para alguns, isso pode significar descobrir lacunas em suas pilhas de ferramentas. Com isso em mente, compilamos uma lista de ferramentas que podem ajudá-lo a atender às diferentes necessidades que sua equipe pode ter para se manter conectada e eficaz no trabalho.

Uma lista exaustiva é quase impossível de compilar, dada a taxa em que novos produtos são lançados ou fechados, mas essas são algumas das ferramentas mais comuns que vemos nas redações. Também buscamos ferramentas com integração e usabilidade mais simples, em vez de compartilhar ferramentas complexas que não são fáceis de adotar. Incluímos informações sobre preços, mas você deve verificar os sites das plataformas para obter as informações mais precisas, pois podem ser diferentes dependendo do tamanho e das necessidades da sua organização. Lembre-se de que sua empresa pode ter políticas sobre quais versões de ferramentas você pode usar devido a restrições de segurança.

Essas ferramentas são organizadas por três necessidades de ferramentas comuns que a maioria das organizações compartilha: comunicação, documentação e gerenciamento de projetos.

Lembre-se de que as ferramentas que você usa não devem ser mais complicadas do que a tarefa que você está tentando realizar. Escolha o que funciona melhor para o fluxo de trabalho e estilos de trabalho de você e sua equipe.

Para tornar a comunicação face a tela bem-sucedida, é importante definir um entendimento claro sobre as expectativas para sua plataforma de comunicação.

Abrace a natureza assíncrona da comunicação entre plataformas de mensagens. Organize suas conversas em canais ou bate-papos para que as informações não fiquem sobrecarregadas ou difíceis de encontrar. Aproveite o tempo para calibrar suas configurações de notificação para encontrar o equilíbrio certo entre informado e sobrecarregado. Use horários e status para estabelecer a disponibilidade.

Hangouts do Google - vídeo conferência

O produto de videoconferência do Google, o Hangouts Meet, oferece uma interface simples de usar para reuniões virtuais, compartilhamento de tela e bate-papo. Se você ou sua organização já usa o G Suite, pode usar os recursos avançados de nível empresarial do G Suite gratuitamente até 1º de julho. Com isso, você pode gravar vídeos e fazer reuniões para até 250 pessoas.

Se você está totalmente convencido de usar o G Suite para e-mail (Gmail) e calendário (Google Calendar), usar o Google Hangouts Meet é bastante simples. O Google Agenda criará automaticamente uma chamada do Meet com cada convite da agenda que você enviar, e todos no convite poderão acessar a chamada. Uma vez dentro da chamada, a interface é direta para bate-papo e compartilhamento de tela. Se você gerencia uma conta pessoal do G Suite e uma conta de trabalho do G Suite, pode ser difícil selecionar a conta correta o tempo todo.

Preços
Se você tiver uma conta do Gmail, terá a versão gratuita do Google Hangouts Meet, que oferece 25 participantes por chamada.

Folga - comunicação assíncrona

O Slack foi amplamente adotado, amado e odiado por muitos. A funcionalidade principal gira em torno de conversas multicanal, individuais e em pequenos grupos. No entanto, você pode potencializar o uso do Slack usando as diversas integrações que podem retransmitir informações entre o Slack e outras plataformas que sua organização também pode usar.

Você pode começar a trabalhar com uma equipe do Slack em poucos minutos e a interface para bate-papo é razoavelmente acessível para pessoas com experiência em sistemas de mensagens online.

Preços
O Slack tem um sistema de preços em camadas. A versão gratuita inclui histórico de mensagens limitado e integrações finitas.

Ampliação - vídeo conferência

O Zoom inclui videoconferência, compartilhamento de tela, bate-papo e gravação de vídeo na assinatura de nível básico. A interface bastante intuitiva torna relativamente fácil para os participantes navegarem quando estiverem na sessão.

É rápido configurar uma conta, mas você deve levar alguns minutos para se familiarizar com os controles para iniciar uma reunião para saber onde está tudo quando precisar. Os controles dentro da interface de videochamada são bastante diretos e a maioria dos usuários poderá ver como acessar o bate-papo ou compartilhar telas, se necessário. Níveis de assinatura mais altos fornecerão mais ferramentas, como salas temáticas, que podem ser úteis se você estiver coordenando uma conversa com um grupo maior de pessoas.

Preços
O Zoom possui um sistema de preços em camadas. A versão gratuita permite que os usuários hospedem até 100 participantes, tem reuniões individuais ilimitadas, um limite de 40 minutos em reuniões em grupo e um número ilimitado de reuniões gerais.

Skype - vídeo conferência

O Skype é outra opção para hospedar chamadas de videoconferência ou áudio com até 50 pessoas. Você também pode usar o Skype para ligar para pessoas que não estão na plataforma. O Skype facilita o compartilhamento de arquivos em chamadas, compartilhamento de tela e mensagens. Uma das grandes diferenças entre o Skype e o Zoom é que no Skype você pode gerenciar uma agenda de contatos e iniciar chamadas com outras pessoas, em vez de convidar pessoas para sua sala de reunião ou agendar uma videoconferência como faria no Zoom. O Skype funciona mais como uma experiência de telefone tradicional, enquanto o Zoom funciona mais como uma sala de reuniões virtual.

Esta plataforma já existe há algum tempo e passou por um bom número de mudanças ao longo dos anos. Se já faz um tempo desde que você o usou, você pode se surpreender ao encontrar algumas coisas novas. A interface é bastante navegável para qualquer pessoa com experiência com mensagens online.

Preços
A Microsoft oferece várias versões do Skype como produto. O preço depende principalmente do seu uso de chamadas.

Grupo do WhatsApp - mensagens e chamadas seguras

O WhatsApp fornece chamadas baseadas na Internet e mensagens criptografadas de ponta a ponta. O aplicativo permite que você crie e envie mensagens para diferentes grupos. Era originalmente um aplicativo móvel, mas uma versão para desktop já está disponível.

O WhatsApp organiza a interface por chats e chamadas. Os bate-papos exibirão uma lista de seus grupos. São apenas alguns toques para entrar em uma interface de grupo, criar uma nova ou enviar uma mensagem para um contato. Você também pode definir um status atual para ajudar sua equipe a saber quando você está disponível.

Preços
O WhatsApp é totalmente gratuito.

É provável que você já tenha um repositório de documentação existente — um sistema para rastrear informações que todos precisam acessar. Se você não fizer isso, esta é uma oportunidade para criar um.

Mesmo quando você está de volta ao escritório, é valioso ter um local confiável para obter informações quando as pessoas tiverem dúvidas. Armazene suas práticas de equipe, propostas de projetos, retrospectivas, notas de reuniões e ideias de brainstorming em um local previsível, e todos em sua organização se beneficiarão, remotamente ou não. Essas ferramentas ajudarão você a organizar sua casa de documentação.

documentos Google – processamento de texto, documentos, planilhas

O Google Docs é muitas vezes considerado como o Microsoft Word, mas na internet. Embora se modele em um processador de texto, ele realmente se tornou muito mais do que um clone do Word. Tornou-se agora a ferramenta de documento digital de fato. Em sua essência, sua funcionalidade é bastante simples e deve ser familiar para quem já usou um processador de texto. No entanto, devido à sua conexão com toda a linha de produtos do Google Drive, incluindo Planilhas Google e Apresentações Google, o Google Docs pode importar dados, gráficos e tabelas desses produtos. Ele também pode executar scripts personalizados.

Se você usou um processador de texto, não deverá ter problemas para começar a criar um documento no Google Docs. Organizar esses documentos pode ser um pouco mais desafiador. O Google Docs faz parte do Google Drive, onde você pode organizar Documentos, Planilhas e Apresentações de diferentes maneiras. Você acaba criando seu próprio sistema de arquivos no Google Drive, não muito diferente do sistema de arquivos do seu computador. Assim como outros produtos do Google, se você mantiver uma conta pessoal do G Suite e uma conta de trabalho do G Suite, gerenciar qual conta você está usando em um determinado momento pode ser um desafio.

Preços
Gratuito para todos os usuários do G Suite.

Fila - documentação e gerenciamento de projetos

Coda é um sistema de documentação que visa reunir vários threads. O valor exclusivo do Coda é a capacidade de ter diferentes tipos de arquivos em um espaço. Seus slides, planilhas e tabelas podem ficar dentro do mesmo documento, em vez de precisar alternar entre produtos diferentes. Isso é mais útil se você tiver recursos diferentes que precisa reunir enquanto trabalha em um projeto.

Como há muitas coisas diferentes que você pode fazer e muitas integrações diferentes para aproveitar, é útil dar uma olhada na galeria de modelos do Coda para ter uma ideia do que é possível. Isso é especialmente importante se você achar que uma tela em branco é esmagadora e não tiver certeza de como organizar seu trabalho.

Preços
A Coda oferece um sistema de planos em camadas. A versão gratuita inclui editores e Doc Makers ilimitados, visualizadores ilimitados, tamanho de documento limitado, baixas cotas de automação, integrações limitadas (embora não sejam ferramentas comuns que você provavelmente precisará), histórico de versões de 7 dias, colaboração em tempo real, pastas ilimitadas e apoio da comunidade.

Noção - documentação e gerenciamento de projetos

Notion é um recém-chegado frequentemente visto como um concorrente do Google Docs. Realmente, ele tenta mesclar ferramentas tão diversas quanto Evernote, Trello e Airtable em um. O Notion permite criar e organizar documentos que podem fazer muito mais do que processar palavras. Os documentos no Notion podem incluir listas de tarefas, calendários, bancos de dados e muito mais. Se você precisa de um lugar para organizar documentos e gerenciar tarefas que surgem desses documentos, o Notion pode ser uma solução completa para esses problemas.

A ideia de páginas e organização do Notion pode ser confusa no início. Você deve ter uma visão clara de quais documentos deseja armazenar no Notion antes de mergulhar. Ele pode resolver muitos problemas diferentes, portanto, descubra seu caso de uso específico antes de ficar sobrecarregado.

Preços
Noção tem um sistema de plano em camadas. A versão gratuita oferece membros e convidados ilimitados, 1.000 “blocos” (efetivamente, seções de conteúdo) e 5 MB de armazenamento de arquivos.

evernote – documentação

O Evernote tem uma longa história como aplicativo de anotações pessoais. Há muito tempo, permite que os indivíduos escrevam notas, coletem informações da web e organizem informações com um sistema robusto de marcação e categorização, tornando-se uma ferramenta de pesquisa popular. Alguns podem não saber que o Evernote também possui recursos de colaboração, por um preço. O plano de negócios do Evernote tem um recurso chamado Spaces, que reúne notas e documentos da equipe em um formato semelhante ao Drive.

O Evernote pode ser usado de forma muito simples apenas como um lugar para escrever notas. Mas tem camadas e camadas de recursos que podem enfrentar os mais poderosos usuários avançados. Seu web clipper permite salvar páginas da web e PDFs da web e armazená-los em sua conta Evernote. Você pode usar marcação e pesquisa para filtrar suas notas de inúmeras maneiras.

Preços
O Evernote tem um sistema de planos em camadas. A versão gratuita inclui recursos completos de anotações, além de marcação e pesquisa, sem compartilhamento de notas.

As ferramentas para gerenciamento de projetos abrangem desde plataformas simples que gerenciam um componente até produtos de grande escala que atendem a uma ampla gama de funcionalidades que podem ser necessárias em uma organização.

Trello - Gerenciamento de Projetos

O Trello é um sistema visual prático para organizar o trabalho a ser feito com cartões e listas. Você pode criar um fluxo de trabalho que funcione melhor para sua equipe, no qual os itens podem ser movidos de maneira rápida e fácil com base em seu status. O Trello também introduziu regras e integrações que podem ajudar a manter sua estrutura organizacional gerenciável. O Trello também tem templates caso você precise de algumas ideias de como você pode fazer o melhor uso de sua funcionalidade.

A interface do usuário é razoavelmente direta e não sobrecarrega como algumas plataformas de gerenciamento de projetos podem ser. O Trello faz menos do que algumas outras plataformas, mas isso pode ser uma coisa boa, pois faz o que se propõe a fazer bem e sem a confusão de muita funcionalidade.

Preços
O Trello tem um sistema de planos em camadas. A versão gratuita inclui quadros pessoais ilimitados, cartões ilimitados, listas ilimitadas, um limite de upload de arquivos de 100 MB, 10 quadros de equipe e automação limitada.

Mesa de ar - gerenciamento e organização de dados

A melhor maneira de pensar no Airtable é como uma planilha com superpoderes. Com o Airtable, você pode organizar os dados em um formato tabular familiar, mas pode se transformar em quadros kanban, calendários e galerias visuais semelhantes ao Trello. Você pode configurar formulários personalizados que alimentarão a entrada do usuário em seu banco de dados Airtable. Para usuários profissionais, o Airtable possui “Blocks”, que adicionam funcionalidades de plug-in adicionais às tabelas, como geocodificação, gráficos e até mesmo uma maneira de projetar páginas da Web com base nos dados da sua tabela.

O Airtable usa uma linguagem exclusiva para descrever sua funcionalidade. O que você pode pensar comumente como uma planilha ou um banco de dados é chamado de “Base”. Possui “Blocks” (para usuários profissionais) que incorporam tecnologias plug-in às suas Bases. Depois de superar a linguagem, o Airtable é uma ferramenta de planilha muito flexível que oferece algum poder útil sobre uma planilha do Google.

Preços
Airtable tem um sistema de plano em camadas. A versão gratuita inclui bases ilimitadas, 1.200 registros por base, 2 GB de espaço para anexos por base e duas semanas de histórico de revisões.

Variedade - Gerenciamento de Projetos

Range aborda o trabalho de saber quem está fazendo o quê e onde as equipes estão em termos de objetivos. O Range facilita o planejamento de tarefas individuais e check-ins de equipe com agendamentos e benefícios de uma ampla variedade de integrações com aplicativos que você provavelmente usará, como Slack, Google Drive, Calendar, Trello e Github.

Ele tem uma interface de usuário amigável e o processo de integração orienta você sobre como usá-lo. Dicas e exemplos estão disponíveis em todas as visualizações até que você os dispense.

Preços
O alcance é gratuito para equipes de até 10 pessoas. São US$ 14 por mês para cada companheiro de equipe adicional.

Segunda-feira - documentação e gerenciamento de projetos

Monday é um sistema organizado pelo conselho para gerenciar projetos e fluxos de trabalho. As integrações se conectam a aplicativos que você já pode estar usando. Diferentes visualizações, como carga de trabalho e cronogramas, apresentam o status do trabalho de maneira útil, facilitando a avaliação do que está sendo feito e quando. A funcionalidade pode ser automatizada com rotinas de automação sem código que podem simplificar as tarefas.

O site oferece muitas funcionalidades, mas o processo de integração para novas contas faz um trabalho decente ao guiá-lo pelo processo de criação de um novo quadro. Há muito disponível na interface, então pode demorar um pouco para perceber qual funcionalidade está disponível.

Preços
A segunda-feira tem um sistema de planos em camadas, no qual os preços são baseados no número de usuários. O plano básico, que custa US$ 39 para cinco usuários por mês, oferece quadros ilimitados, 20 tipos de colunas, uma visualização Kanban, formulários incorporados, 5 GB de armazenamento e um registro de atividades de uma semana.

Os dois últimos itens desta lista são plataformas de gerenciamento de projetos bastante robustas que podem ser mais do que você está procurando se estiver apenas tentando resolver lacunas temporárias em seu fluxo de trabalho. No entanto, se você estiver pronto para avaliar plataformas de gerenciamento de projetos mais intensivas, essas são opções completas a serem consideradas.

Asana – documentação tudo-em-um, gerenciamento de projetos e plataforma de comunicação

A Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos de grande escala que pode lidar com uma variedade de aplicativos em marketing, vendas, operações, produtos e diferentes necessidades de gerenciamento de fluxo de trabalho. É difícil descrever sucintamente todas as suas funcionalidades, pois a Asana aborda vários espaços de gerenciamento de projetos. Ele engloba grande parte da funcionalidade de uma combinação dos produtos acima, incluindo comunicação, gerenciamento de tarefas, cronogramas, fluxo de trabalho do projeto e muito mais.

Preços
A Asana tem um sistema de planos em camadas. A versão gratuita inclui gerenciamento de tarefas; visualizações de lista, quadro e calendário; cessionários e datas de vencimento; até 15 colegas de equipe e integrações de aplicativos.

Campo de base – documentação tudo-em-um, gerenciamento de projetos e plataforma de comunicação

O Basecamp, construído por uma empresa pioneira no trabalho remoto desde antes de ser legal, promete resolver todas as suas principais necessidades de ferramentas em uma solução abrangente. No Basecamp, você cria projetos. Nos projetos, você pode criar listas de tarefas, atribuir tarefas, enviar anúncios aos membros da equipe, agendar reuniões, compartilhar documentos e iniciar bate-papos em grupo. Com tudo isso, o Basecamp poderia, teoricamente, tomar o lugar do Google Docs, Slack, Dropbox, Trello e Asana.

O Basecamp enfatiza fortemente a natureza assíncrona do trabalho remoto. Se você está procurando uma solução que permita trabalhar com pessoas em horários diferentes, em lugares diferentes, com diferentes habilidades de comunicação remota, o Basecamp é uma solução particularmente interessante.

Comprar um produto como o Basecamp significa comprar toda a sua filosofia de gerenciamento de produtos. Realmente funciona para algumas pessoas e desativa outras. Mas se você estiver pronto para uma solução abrangente, dedicar um tempo para aprender o Basecamp ensinará muito sobre o que funciona para sua organização e o que não funciona.

Preços
$ 99 por mês para usuários e projetos ilimitados.

Tyler Fisher é o vice-diretor de tecnologia da Catalisador de notícias . Ele pode ser contatado em tyler@newscatalyst.org e no Twitter em @tylrfishr .

Heather Bryant é vice-diretora de produtos da Catalisador de notícias . Ela pode ser contatada em heather@newscatalyst.org e no Twitter em @hbcompass .

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