Gerenciar por telefone? 10 ideias para uma teleconferência melhor

(Imagem via DepositPhotos)

Como posso gerenciar pessoas que não posso ver?

Essa é uma pergunta que recebo de um bom número de gerentes que trabalham com equipes remotas e freelancers e se comunicam com eles via Skype, Google Hangouts, e-mail, chats online e, sim, telefone.

Fica claro pelo que os gerentes perguntam que, apesar das inovações na tecnologia de comunicação, continua sendo um desafio se comunicar de forma eficaz com pessoas que trabalham em outro local.

Lembro-me bem do desafio. Em meu primeiro trabalho de escritório no The Philadelphia Inquirer, coordenei a cobertura do jornal sobre Nova Jersey e aprendi muito sobre jogos de cassino, pântanos de cranberry, locais de lixo tóxico do Superfund e políticos corruptos. Como eu estava na Filadélfia e a maioria da minha equipe trabalhava em escritórios localizados em Trenton e pontos ao sul, também aprendi muito sobre gerenciamento por telefone.

Nos anos que se seguiram (e tem havido muitos), meu uso do telefone muitas vezes envolveu reunir grupos de pessoas para teleconferências. Alguns foram chamados para fazer anúncios ou compartilhar informações. Outros forneceram uma maneira de debater ideias ou discutir abordagens para um problema. Algumas eram realizadas mensalmente, semanalmente ou mesmo diariamente para que os membros da minha equipe descentralizada pudessem informar uns aos outros e planejar juntos. E alguns foram chamados para lidar com questões específicas e pontuais.

Recentemente, ouvi de um gerente que pediu dicas sobre como facilitar uma teleconferência eficaz. Reconhecendo que isso é uma arte, não uma ciência, e que você deve adaptar sua abordagem individual às necessidades e qualidades únicas de seu grupo, ofereço essas ideias. Espero que sejam úteis.

1 . Conheça os participantes. O primeiro passo para fazer uma teleconferência bem-sucedida ocorre muito antes de alguém discar. Você precisa conhecer os participantes — e eles precisam conhecer você. Portanto, visite seus locais remotos com a maior frequência possível. Ser capaz de colocar rostos com as vozes. (Eu trabalhei com dois freelancers em Jersey por quatro anos e nunca os conheci pessoalmente.) Você pode não conseguir visitar sua equipe de escritório e freelancers toda semana, ou mesmo todo mês, então, quando puder, faça a visita valer – abordar questões de trabalho que permitem que cada um de vocês veja o outro em ação.

dois. Determine uma meta. Mesmo que a ligação seja realizada toda semana para discutir questões como a próxima edição de domingo, as métricas do seu site ou o progresso de um projeto de longo prazo, estabeleça uma meta clara para cada ligação. Se tudo o que você quer fazer é garantir que todos saibam no que seus colegas estão trabalhando, você pode dizer a todos para enviar algo por escrito e encerrar uma reunião. Mas se você quiser identificar a melhor história da semana e compartilhar ideias para sua apresentação, certifique-se de que todos na chamada saibam disso com antecedência – e ajudem a fazer isso acontecer. Lembre-se de que, se você me convidar para uma ligação, preciso entender por que estou lá e como se espera que contribua para o sucesso. Isso começa quando eu entendo seu objetivo. (E seja realista. Você não pode criar uma estratégia de mídia social em uma ligação de 60 minutos. Mas você pode concordar com um processo e atribuir tarefas aos envolvidos no projeto. Isso é progresso.)

3. Prepare uma agenda. E compartilhe. Antes da chamada, envie um e-mail aos participantes que inclua o objetivo da chamada e quaisquer pontos de discussão específicos. Dizer-me de antemão o que vamos discutir me dá a chance de pensar sobre o assunto e no que posso contribuir. Se eu sou introvertido, você acabou de me ajudar muito. Além disso, inclua no e-mail os nomes daqueles que estarão na chamada. Isso me ajudará a imaginar quem está sentado em torno desta mesa de conferência virtual.

4. Comece (e termine) na hora. Se é difícil realizar uma reunião presencial quando as pessoas estão chegando o tempo todo, é ainda mais difícil quando elas estão entrando em uma teleconferência depois de iniciada. Se a chamada começar às 14h, inicie-a às 14h. e acompanhar aqueles que chegam cronicamente atrasados. E, de sua parte, certifique-se de encerrar a ligação quando disse que terminaria.

5. Faça o rolo. No início de uma chamada, gosto que os participantes da chamada anunciem sua presença. Isso realiza duas coisas: ajuda os participantes a imaginar quem está sentado ao redor da mesa de conferência virtual; e isso me dá a chance de fazer uma lista de verificação de quem está na chamada - para garantir que a voz de todos seja ouvida.

6. Defina as expectativas de participação. Ligue para as pessoas. As teleconferências, como todas as reuniões, permitem que você envie uma variedade de mensagens, como: “Precisamos das ideias de todos nesta organização”. “As vozes mais altas não terão vantagem.” “Trataremos as ideias de todos com respeito.”

Muitas teleconferências, como muitas reuniões presenciais, violam esses princípios, e a organização fica mais pobre por isso. Como facilitador, acompanhe quem está falando e pergunte aos que estão quietos o que estão pensando. Se alguém está prestes a falar pelo 26^ºvez, diga educadamente: 'Antes de falar, William, por que não ouvimos de Susan?' Não se esqueça, isso é seu chamar.

E tenha cuidado ao desencorajar a participação com suas opiniões – suas palavras têm muito peso. Novamente, lembre-se de que a reunião é sua. Você pode falar quando quiser. Então deixe os outros irem primeiro.

7. Mantenha-se no caminho certo. Mantenha seu olho em seu objetivo e a conversa no ponto. Quando uma discussão destinada a trazer ideias para melhorar o desempenho do prazo se transformar em uma discussão sobre quem fez o quê em uma noite de outubro, controle as coisas. Repita a meta e resuma o progresso do grupo até agora. Então deixe a discussão continuar.

8. Não tenha medo do silêncio. Interpretar o silêncio em uma teleconferência é uma arte. Muitos facilitadores assumem que o silêncio significa que a discussão parou e é responsabilidade deles iniciar a conversa. Mas lembre-se da resposta do bom repórter ao silêncio: deixe-o pendurado. A pessoa entrevistada geralmente o preenche – e às vezes leva a conversa para um lugar mais profundo. Ou responda ao silêncio reformulando a questão em discussão; faça uma pergunta que ajude o grupo a ver a questão de uma perspectiva diferente. Conclusão: não deixe o silêncio fazer com que você abandone uma discussão muito rapidamente. Ainda pode ter bons lugares para ir.

9. Concorde com os próximos passos. Ao se aproximar do fim de uma ligação, resuma o que o grupo realizou, relacione-o com o objetivo declarado da reunião e proponha os próximos passos. O que você fará com o resultado da reunião? O que você precisa que os outros na chamada façam? Quem irá reportar na próxima chamada? Quando vai ser? Deixe todos com uma noção clara de por que a ligação foi um uso produtivo de seu tempo.

10. Acompanhe com e-mail. Alguns gerentes gostam de alguém na chamada para fazer minutas detalhadas e distribuí-las aos participantes depois. Eu geralmente me inclino para um e-mail de acompanhamento mais curto, no qual resuma o que realizamos e o que concordamos que seriam os próximos passos. Mas deixe a situação guiar seu acompanhamento. Se o seu objetivo era fazer um brainstorming de ideias para a próxima campanha eleitoral e a ligação gerou 57 ideias, um e-mail que lista todas elas diz ao grupo que tem muitas ideias boas. Se seu objetivo era marcar o progresso de um programa de treinamento contínuo de pessoal, um parágrafo sucinto pode ser suficiente.

Mais importante ainda, lembre-se de que a gestão de pessoal por telefone baseia-se nos mesmos fundamentos da gestão presencial. Seu sucesso aumentará e diminuirá na qualidade dos relacionamentos que você construir com essa equipe. E cada interação que você tem com eles – seja individual ou em grupo – contribui para a qualidade desses relacionamentos.

Disque. (Estou brincando.)